INTROCUCCION

Introducción y Elementos

Una base da datos es un conjunto de herramientas que permiten gestionar información relacionada con un tema determinado, en forma de tablas.

Las herramientas de una base de datos son:

• TABLAS : Forman la estructura para la organización de los datos.
• CONSULTAS : Permiten responder a preguntas sobre los datos almacenados.
• FORMULARIOS : Permiten una visualización de los datos, es más selectiva y eficaz que la tabla.
• INFORMES : Impresos de los datos ordenados.
• MACROS : Permiten en un paso realizar un conjunto de operaciones previamente grabadas.
• MÓDULOS : Conjuntos de instrucciones para automatizar operaciones mediante lenguajes de programación.
• PÁGINAS WEB : Documentos HTML con información de la base de datos.

2.- Realización de una base de datos

2.1.- Ejecutar y crear una base de datos

Inicio - Programas - Microsoft Access

Activar la opción Base de datos en blanco

Comprobar carpeta activa Mis documentos (o carpeta a utilizar como almacén)

Activar Nombre de archivo DISCOS y clic en Crear

Inicio - Nuevo documento de Office

2.2.- Diseñar o crear tablas

La organización básica será en base a filas y columnas.

• Columna - CAMPO - Almacena datos de la misma naturaleza.
• Fila - REGISTRO - Los diferentes datos de un mismo elemento.
• Celda - DATO - Información de un registro en un campo determinado.

Para comenzar a crear tablas es necesario realizar un diseño previo, analizando la información que se va a almacenar y la finalidad de la base de datos, teniendo en cuenta para ello : los datos que se necesitan, las operaciones que se van a realizar con ellos, el modo en que se van a gestionar los datos, o la conveniencia de crear varias tablas cuando la información de un mismo elemento es abundante.

2.3.- Proceso de creación de una tabla ejemplo

Base de datos : CD's musicales.

Campos : 6 (6 informaciones sobre cada cd : referencia, título, autor, edición, duración y prestado).

Registros : Tantos como cd's tengamos, no se definen, se agregan al introducir la información.

Inicio - Programas - Microsoft Access - Base de datos en blanco - (Carpeta mis documentos) DISCOS - Crear.

Activar la ficha tabla.

Doble clic en Crear una tabla en Vista de Diseño.

Características de Definición de campos :

Nombre : Debe determinar lo mejor posible el contenido. Máximo 64 caracteres.

Tipo de datos : Texto - Letras, números o espacios hasta 255 caracteres.

Memo - Como los anteriores hasta 65535 caracteres.

Numérico - Valores numéricos que permiten realizar cálculos.

Fecha / Hora - Datos de fechas u horas.

Moneda - Datos monetarios.

Autonumérico - Introducidos automáticamente por el programa incrementando en uno para cada nuevo registro.

Si / No.

Objeto OLE - Campos con datos de diferente naturaleza (Aplicaciones OLE).

Hipervínculo - Hacen alusión a las rutas de acceso a ficheros.

Asistente para consultas - Datos que se toman de una lista u otra tabla de variables.

Tamaño del campo : Se asigna uno automáticamente pero podemos modificarlo para adecuarlo a lo que necesitamos.

Indexado : Si lo activamos la tabla creará un índice para este campo.

MAS INFORMACION:

QUE ES ACCESS

Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener Access necesitas instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitual que en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access.

Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access.

MAS INFORMACION:

Elementos de un informe

1.- Secciones principales

Un informe tiene las siguientes propiedades principales:

Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe

Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior

Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.

Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior

2.- Funciones de un informe

Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar:

MAS UNFORMACION:

TABLAS DE ACCESS

Access es una de las propuestas de Microsoft para administración de bases de datos
El presente aparte no busca dar un curso de Access, solo mostrar la forma en que se pueden implementar los diseños que se han construido y la forma como se opera en este motor.
La ayuda de Microsoft Access resume su aplicación así:
"Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet".
Access es una de las propuestas de Microsoft para administración de bases de datos
El presente aparte no busca dar un curso de Access, solo mostrar la forma en que se pueden implementar los diseños que se han construido y la forma como se opera en este motor.
La ayuda de Microsoft Access resume su aplicación así:
"Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet".
MAS INFORMACION:

VIDEO ACCESS

MAS INFORMACION:

INFORMES ACCESS

Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.

MAS INFORMACION:

FORMULARIOS

Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas
Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.
Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.
Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:

Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo)
Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘Nuevo’Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha
Pulsa el botón ‘Siguiente’

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CONSULTAS

MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

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